Tips over het organiseren van online bijeenkomsten

PGOsupport, kennis- en adviespartner voor partijen die zich inzetten voor cliëntgerichte zorg en welzijn, krijgt veel vragen over de organisatie van online bijeenkomsten. Want hoe organiseer je in deze coronatijd online je ALV, lotgenotencontact of een projectoverleg? Wat zijn hiervoor geschikte toepassingen en platforms? Zij doken in de materie en spraken met drie patiëntenorganisaties die hier inmiddels ervaring mee hebben: Vereniging OOG in OOG, Stichting Gilles de la Tourette en Borstkankervereniging Nederland (BVN). Doe er je voordeel mee.

Door het coronavirus zijn fysieke bijeenkomsten niet mogelijk. Terwijl de behoefte aan contact met leden, vrijwilligers en donateurs juist nu misschien wel groter is. Veel activiteiten moeten bovendien gewoon doorgaan. Denk aan de algemene ledenvergadering (ALV), lotgenotencontact of een projectoverleg. Hoe organiseer je dat online? Welke toepassing kun je het beste gebruiken?

Soorten online bijeenkomsten

Wat is een online bijeenkomst? Strikt genomen is dat elk contact met meer dan twee personen tegelijk via een digitaal apparaat: smartphone, tablet of PC. Een ontmoeting van velen met één of meer sprekers op afstand via een live audio- en videoverbinding.De interactie kan verschillen. Bij een webinar of livestream heb je één of meer sprekers die vooral informeren vanaf één kant. Er is beperkte interactie met de deelnemers via bijvoorbeeld chat.Meer interactie is er bij een online vergadering of cursus, waarbij deelnemers vanaf hun eigen locatie via de laptopcamera en -microfoon eveneens live in beeld mee kunnen discussiëren. Ook zijn er mogelijkheden om documenten, afbeeldingen en video’s met elkaar in beeld te delen.

Wat wil je bereiken?

Voordat je op zoek gaat naar een toepassing of platform voor je bijeenkomst, is het verstandig te bepalen wat je wilt bereiken. Wil je alleen informeren? Of stuur je ook op interactie? Wil je een stemming uitbrengen, discussiëren? Het doel bepaalt mede de keuze van de toepassing.

Wie?

Vervolgens: wie wil je bereiken? Alleen huidige leden en donateurs? Of ook de potentiële? Wordt het dus een open of een besloten bijeenkomst? De Algemene Ledenvergadering is natuurlijk besloten. Maar een algemene informatiebijeenkomst kan heel goed open zijn. Zo organiseerde BVN een webinar doelbewust via het open Facebook Live vanwege het enorme bereik. Extra middelen zijn zelfs ingezet om dat bereik te vergroten.

Hoe?

Als je weet wat en wie je wilt bereiken, kun je nadenken over het hoe. Welk middel kies je en hoe organiseer je het? Er zijn veel online vergader- en webinartoepassingen. We zetten de bekendste op een rij.

Facebook Livestream
Facebook biedt prima functies om te livestreamen en de conversatie met je publiek op gang te brengen. Je liveopname blijft bewaard en er is interactie mogelijk via chat.

Voordelen
Zeer open, groot bereik, bij velen bekend, toegankelijk, laagdrempelig, gratis

Nadelen
Beperkte interactie (alleen chat), deelnemers hebben een account nodig.

Microsoft Teams
Teams is de professionele online vergadertoepassing binnen het Microsoft Office-pakket. Het biedt videobellen tot maximaal 250 deelnemers tegelijk. Interactie verloopt via chat en de beeldspraakverbinding. Je kunt een opname maken van de meeting.Microsoft biedt vanwege de coronacrisis Teams iedereen tijdelijk 6 maanden gratis aan. Teams zit in het gratis Office-pakket voor patiënten- en cliëntenorganisaties omdat zij nonprofit zijn.

Voordelen
Gebruiksvriendelijk, professioneel, schermen en toepassingen delen, opname meeting, besloten.

Nadelen
Bij ons niet bekend.

Zoom
Veruit de populairste toepassing voor online bijeenkomsten is momenteel Zoom. Dit biedt audio en video van hoge kwaliteit. Met de gratis versie kun je 40 minuten videobellen met maximaal 100 deelnemers. Alleen de organisator heeft een gratis account nodig.Wil je langer vergaderen en met meer mensen (tot 1.000)? Dan variëren de prijzen van €13,99 tot € 18,99 per maand. Zoom stond in kwaad daglicht vanwege privacy- en beveiligingsissues, maar die zouden zijn opgelost.

Voordelen
Goede kwaliteit beeld en geluid, gebruiksvriendelijk, scherm delen, opname meeting, deelnemers geen account nodig.

Nadelen
Privacy en beveiliging vragen om de juiste instellingen, betaalde versie beter beveiligd.

Wordt vervolgd